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Manuel fonctionnel Articles


Le composant article ne se limite à la seule gestion des produits et de leurs relations avec l'ensemble des autres composants de l'ERP, il permet aussi de gérer un ensemble d'information de base :


Contents

Recherche d'un article existant

Il existe plusieurs manière au sein de la gestion commerciale d'OFBiz de charger un article existant pour le modifier ou le consulter. Elles sont utilisables dans l'ordre en fonction de vos connaissances d'OFBiz et de la base de produits sur laquelle vous travaillez. La première ne nécessite aucune connaissance, il suffit de se laisser guider, la seconde demande de connaître un mot utilisé dans les descriptions du produit, la dernière est basée sur la référence du produit.

  1. La première, sûrement la plus simple mais non la plus rapide, est d'utiliser le catalogue, puis les catégories, puis finalement de choisir le produit dans les rubriques situées à gauche de la page de l'onglet "Article".
  2. La seconde déjà plus rapide consiste à saisir un mot clef concernant l'article dans la rubrique "Rechercher l'article" et à cliquer sur l'option "Rechercher".
  3. La troisième, très rapide, permet d'aller directement dans une des options du menu de l'article. En bas de la rubrique "Rechercher l'article", à gauche du champ "Recherche par" saisissez la référence de l'article ou cliquez sur l'icône , puis dans le champ "Recherche par" choisissez l'option qui vous intéresse.

Création

Pour simplifier la création si vous voulez aller vite, dans un premier temps vous pouvez négliger les champs non marqués en gras. Il est néanmoins préférable de comprendre d'ors et déjà leurs significations.

Cliquez dans le menu "Principal" de l'onglet "Article' puis, dans la rubrique "Gestion des articles - Page Principale", cliquez sur l'option " Création d'un nouvel article".

"Méthode de ré-approvisionnement" : 4 choix sont proposés : "Manuel", "A chaque ordre de ventes", "Point de commande", "MRP", ceux-ci permettent de définir.
"Inventaire requis (O/N)" : (documenté sur la page) Est-il nécessaire d'avoir du stock pour acheter cet article ? Si vide, le paramétrage du catalogue est appliqué. Sinon O implique que le produit ne s'affichera pas s'il n'y pas d'article en stock.

"Mise à jour de l'article".

Gestion de contenu associé

Ce sera visible, entre autre, sur le site de vente en ligne.
Cliquez sur le bouton "Contenu" en haut de la page.
En bas de la page, dans la rubrique "Mise à jour des champs descriptifs de la fiche article" remplissez les champs "Nom de l'article", "Description article" et "Description longue" qui seront utilisés lors de l'affichage par le site de vente en ligne. Cliquez plus bas sur "Mettre à jour".

Vous pouvez également associer plusieurs images avec l'article, petite, moyenne et détaillée (l'utilisation de large reste obscure). Pour cela cliquez sur le bouton "Parcourir" et choisissez une image sur votre disque dur ou votre réseau. Puis après avoir cliqué sur un des boutons Petit, Moyen, Large, Détail, assignez l'image à "Petite image", "Image moyenne","Image large" ou "Image détaillée" en cliquant sur le bouton "Chargement de l'image URL". Attention, il faut valider en cliquant sur "Mettre à jour" après chaque modification (texte ou image) au risque de la perdre sinon, notamment lors du chargement des images. Les images peuvent être situées sur n'importe quelle URL, les emplacements par défaut sont néanmoins recommandés.

Gestion des prix

Cliquez sur le bouton "Prix".
Choisissez le "Type de prix" : "Prix par défaut". Choisissez votre monnaie parmi "Monnaie" et saisissez un prix dans "Price".
Le type de prix "Prix par défaut" (prix par défaut) est celui utilisé lorsque aucune règle de prix n'a été mise en place.
Il est en effet possible de fixer des règles de prix. Vous pouvez également utiliser les dates "De la date" et "Jusqu'à la date" pour définir les prix dans des plages de temps. S'il y a plusieurs prix (de même type) définis pour une même plage de temps, celui ayant la plus récente date de début sera retenu. Ceci peut être utilisé pour changer temporairement un prix.
Si vous voulez utiliser des règles de prix ou pensez le faire dans le futur, il faudra penser à créer des prix de type "Prix public" ou encore "Prix moyen" qui sont souvent utilisées dans les règles de prix.
Notez également que si un prix de type "Prix minimum" est défini le prix ne sera jamais inférieur à ce prix quelles que soient les règles de calcul utilisées et même si un prix de type "Prix par défaut" existe et est inférieur au prix de type "Prix minimum", idem pour le type "Prix maximum" mais évidemment dans l'autre sens.

Le champ "Purpose" permet de définir un "but" ou un type pour le prix de l'article. Ce champ est par exemple utile lorsqu'il s'agit de définir le prix d'une matière première puis du prix des charges qui pèse dessus, ou de définir son prix s'il s'agit d'un composant.
Le champ "termUomId" permet de filtrer le prix en fonction d'une unité de mesure. Exemple : On pourra dans le cas d'un article bouteille, spécifier un prix au litre plutôt que le prix de la bouteille. Les champs "Purpose" et "termUomId" sont facultatifs, et pour le moment non traduit, et ces explications sont donc susceptibles d'être modifiées.

Gestion des prix de revient

L'onglet coût permet d'afficher (et de calculer) le prix de revient d'un article. Le prix de revient est calculé en fonction de la nomenclature et de la gamme de fabrication de l'article. Le prix de revient est calculé pour un "code budget", c'est un type de prix particulier, il est possible de gérer les codes budget dans l'onglet coût du composant Production. Pour un code budget il est possible de définir le coût horaire par groupe de Ressource et pour les articles achetés.
Lors du calcul du prix de revient il est possible de préciser plusieurs code budget, le premier est celui pour lequel le calcul est lancé, les deux suivant sont utilisés l'un après l'autre dans le cas où un montant n'existe pas pour le code budget précédent : pour chaque cout horaire ou prix d'achat, le calcul lit en premier la valeur pour le code budget du calcul mais s'il n'existe pas alors c'est avec le second code budget que la valeur est lu, puis le troisième.

Le prix de revient est calculé par élément de prix de revient, ce détail s'affiche avec le boutton edit au niveau du prix de chaque code budget.
Ce détail permet d'avoir la décomposition du prix total, les éléments de prix de revient correspondent aux différents type d'article utilisé dans la nomenclature et aux différents type de tâche utilisé dans la gamme.

Pour les détails techniques voir les spécifications Calcul prix de revient

Association avec des Catégories

Il vous reste pour finir à associer les prix aux Catégories. Pour cela cliquez sur le bouton "Catégories". Pensez à associer chaque article non seulement à la catégorie à laquelle vous l'avez destiné (qui doit descendre - directement ou non - de la catégorie racine principale "Navigation") mais également à la catégorie "Tout" pour qu'il apparaisse bien en recherche et en achat et soit visible en tout point du site de vente. Si vous voulez que l'article apparaisse en première page ou soit accessible depuis la première page (s'il y a beaucoup d'articles ils ne peuvent tous être visibles en première page mais il existera une pagination) associez le à la catégorie de type "Promo".

Attention à cette manipulation : il faut systématiquement saisir une date à l'aide du calendrier. Si vous l'oubliez et devez recommencer, vérifiez bien que vous avez de nouveau sélectionnez la bonne catégorie, car par défaut elle revient sur la première...

Un autre moyen plus rapide si vous voulez associer plusieurs articles à plusieurs catégories. Après avoir associé ces articles à une des catégories, dans la partie gauche de la page, rubrique "Catalogue" cliquez sur cette catégorie, puis cliquez sur le bouton "Articles" . Dans la rubrique "Associe les articles de cette catégorie à une autre catégorie" utilisez le bouton "Copier", et voilà.

C'est une particularité d'OFBiz, il y a souvent plusieurs façon de faire les choses, plusieurs accès suivant le point de vue que l'on adopte, article, catégorie, catalogue, Centre de profit, acteurs, société, etc. N'hésitez pas à parcourir l'application pour découvrir de nouvelles choses.

Gestion du ou des fournisseurs

Si vous voulez notamment prévoir et gérer les temps de réapprovisionnement ceci vous sera utile.
Cliquez sur le bouton "Fournisseurs", choisissez un fournisseur (il faut l'avoir créer auparavant en temps qu'acteur avec le rôle Fournisseur") Gestion des rôles.

Gestion du stock

Dans OFBiz, on trouve parfois les abréviations :

  • ATP (Available To Promise) = disponible à la livraison
  • QOH (Quantity On Hand) = quantité existante

Ce sont 2 notions différentes : en effet certains articles peuvent avoir été réservés pour une prochaine livraison. Ainsi la quantité existante n'est pas forcément égale à la quantité disponible à la livraison qui est toujours inférieure ou égale (s'il n'y a pas de réservation). Ces notions sont indispensables en cas d'inventaire. Pour l'instant nous ne retiendrons que la notion d'ATP (réellement disponible).

Pour gérer les stocks il faut d'abord définir les emplacements où sont situés ces stocks. Les emplacements sont organisés de manière hiérarchique (chaque emplacement possède un parent, sauf le premier évidemment). Cette organisation permet d'appliquer des modifications à l'ensemble d'une hiérarchie (règle de gestion, blocage ... ). Pour chaque emplacement et par produit il est possible de définir des règles de gestion de stock (visibles dans l'onglet "Article").
Cliquez sur l'onglet "Stock", cliquez sur le menu "Emplacements", puis sur le bouton "Création". Dans "Localisations" saisissez le nom du lieu, dans "Nom" saisissez un nom (peut être identique au précédent), dans "Description" si nécessaire précisez.... Laissez le statut "Ouvert" et choisissez "Magasin" pour un site en ligne, "Magasin de vente" pour une boutique classique, cliquez sur "Ajouter".

Cliquez sur l'onglet "Article", dans la rubrique "Catalogue" à gauche, choisissez le catalogue, puis la catégorie contenant le produit dont vous voulez modifier les caractéristiques de stockage, puis le produit lui-même dans la rubrique en bas à gauche.

Cliquez sur le bouton "Emplacements", nous allons créer une règle de gestion pour le produit en cours. Dans la colonne "Emplacement"; cliquez sur l'icône et choisissez votre emplacement. Indiquez dans "Stock minimum" la quantité minimum qui doit être présente dans le stock pour une bonne gestion, la quantité livrée à chaque réapprovisionnement dans "Quantité réapprovisionnement", les délais de livraisons (en jours) dans "Délai de livraison", laissez les champs suivants avec les valeurs par défaut dans un premier temps, cliquez sur "Ajouter" Les boutons "Mouvements planifiés" et "Evolution du stock" permettent de suivre l'évolution du stock en temps réel.. Le bouton Stock permet de connaître l'état du stock en temps réel

Indice de révision

Il est possible de suivre l'évolution d'un produit en lui associant un nouvel indice de révision à chaque évolution. Cet indice permet de savoir quelle était la version du produit pour une date donnée.

Les articles avec variantes

Si vous avez des produits en différentes tailles, couleurs, etc., vous devez employer les champs "C'est un article virtuel? (Y/N)" et "C'est un article variante? (Y/N) " lors de la définition de l'article.
Vous devez créer un produit "virtuel" pour, par exemple, un type donné de chemise. Puis pour chaque combinaison de taille/couleur vous créez une "variante". Nous allons nous appuyer sur cet exemple de chemise pour montrer le principe.

  • La première étape consiste en la création de caractéristiques de produit, en l'occurence couleur et taille. Pour ceci le menu "Catégorie de Caractéristiques" de l'onglet "Article" est utilisé. Nous commençons par créer une catégorie de caractéristiques, puis y ajoutons des caractéristiques.
  • Dans la rubrique "Créer une caractéristique de catégorie:" entrez une "Description:" (par exemple <Taille et Couleur>) et cliquez sur "Créer" un identifiant sera attribué automatiquement.
  • Cliquez ensuite sur l'identifiant correspondant dans le tableau au-dessus. Puis cliquez sur l'option "[Création d'une nouvelle caractéristique]".
  • Dans le 1er champ choisissez "Taille" et dans le second par exemple "Petit" puis cliquez sur "Envoyer". Faites de même pour "Moyen" et "Grand", puis en choisissant "Couleur" dans le 1er champ créez les couleurs "Blanc" et "Noir".
  • Créez un catalogue "Habillement", créez les 5 catégories obligatoires plus une catégorie "Chemise" et associez les au catalogue.


  • Créez un article "Chemise manche longue" de type virtuel, sans oublier le prix (Prix par défaut) et le contenu, et associez-y les catégories.
  • Cliquez sur le bouton "Caractéristiques", dans la rubrique "Ajouter les cactéristiques d'une catégorie à l'article:"
  • Choisissez dans le premier champ ("Ajouter les cactéristiques d'une catégorie ou d'un groupe de caractéristiques à l'article:"), la catégorie de caractéristiques "Taille et Couleur" précédemment créée. Il faut veiller à définir le champ "Type d'applications de caractéristiques:" (dernier champ) en choisissant l'option "Sélectionnable" qui permettra à l'utilisateur de choisir lui-même les caractéristiques (taille et couleur) lors de l'achat, cliquez sur "Ajouter".
  • Dans l'écran suivant, "Ajouter les cactéristiques d'une catégorie à l'article Chemise manche longue", sélectionnez toutes les caractéristiques grâce au champ "Tous" en haut à droite et cliquez sur "Apply".
  • Cliquez ensuite sur le bouton "Variantes" (tout à droite des actions disponibles sur article), puis dans la colonne "Nouvelle référence d'article et création !" vous pouvez saisir les identifiants de chacune des variantes, ou laissez l'application les définir. Dans la colonne "Tous" vous devez sélectionner les variantes voulues en cochant la case correspondant à la ligne de la variante. Vous pouvez aussi sélectionner toutes les lignes en cliquant sur la case à droite de "Tous". Ensuite vous pouvez cliquer sur "Créer" pour valider.


Pour utiliser le mécanisme d'affichage d'images des variantes, il suffit de renseigner les images pour l'article virtuel (dans la page "Contenu") avec les images destinées à une des variantes, par exemple une des couleurs. Puis de renseigner les images de cette variante et d'une des variantes ayant une couleur différente. Evidemment si la taille est aussi un critère qui différencie les articles, ce même principe s'applique. Il est donc inutile de renseigner toutes les variantes. Il suffit de renseigner une des instances des types modifiants l'aspect de l'article pour que le mécanisme fonctionne correctement. Dans notre exemple :

Lorsque les variantes ont été créées, en bas de page vous trouverez une rubrique "ProductUpdateProductVariants" qui permet de mettre à jour certaines propriétés des variantes en fonction d'éventuelles modifications intervenues sur l'article virtuel. Vous pouvez notamment vous en servir pour propager les prix sur les variantes.

Ce sont les variantes d'articles qui doivent composer le stock et non l'article virtuel. En effet ce sont les variantes que vous vendez.

Duplication des articles

Une fois un premier article créé, vous pouvez le dupliquer pour récupérer ses caractéristiques et les modifier pour un produit analogue. Vous trouverez cette fonctionnalité au bas de la page de l'article que vous souhaitez dupliquer.
Attention, il y a une première ligne pour les rubriques à copier dans un nouvel article et une seconde pour éventuellement supprimer des rubriques dans l'article en cours. Veillez à ce qu'aucune case de la ligne du dessous ne soit cochée si vous ne le désirez pas !

Les articles configurables

Si vous avez des produits composés ou configurables ceci devrait vous intéresser.
Pour créer un article configurable, lors de la création de l'article (voir ci-dessus), choisissez le 'Type d'article" : "Produit configurable". Ensuite il faut créer autant d'articles de type "Produit fini" que d'options de configurations (d'éléments susceptibles de composer l'article). A chacun il faut associer un prix de type "Prix du composant" pour ces 2 actions si vous avez un doute reportez-vous plus haut à la création d'un article. Si vous voulez également pouvoir vendre ces articles indépendamment, donnez leurs également un prix de type "Prix par défaut".

Ensuite il faut créer les configurations, c'est à dire les groupes de choix possibles. Ces groupes de choix sont de 2 natures : 1) le choix d'au moins une option est obligatoire ou 2) totalement optionnel.
Cliquez sur le menu "Options de configurations" dans l'onglet "Article", puis cliquez sur l'option "[Create New Config Item]". Dans le cas ou le choix doit obligatoirement être fait entre plusieurs options utilisez "Choix unique", sinon lorsque les options d'un groupe sont libres choisissez "Choix multiple". Dans "Config Item Name" saisissez un nom pour ce groupe, dans "Description" la description que verra l'utilisateur, puis cliquez sur "Update".

Cliquez sur le menu "Options", saisissez un nom pour le groupe d'options dans "Config Option Name" dans "Description" la description que verra l'utilisateur, puis cliquez sur "Update" (ou "Create"). Ensuite ajoutez les articles composants les options de ce groupe dans la rubrique "Components" en cliquant sur le bouton "Create" ou l'option "[New ConfigProduct]" s'il en existe déjà. Vous pouvez faire varier la quantité si nécessaire dans "Quantity".
Les champs "Sequence Num ", aussi bien pour les groupes que pour les options de ces groupes, permettent d'ordonnancer : les options à l'intérieur des groupes et les groupes entre eux.
Cliquez sur le bouton "Content", dans la rubrique "Mise à jour des champs descriptifs de la fiche article" entrez dans "Description" une description courte et dans "Description longue" une description plus approfondie. Ces descriptions figureront sur le site de vente en ligne pour décrire le groupe d'options aux acheteurs.

Après avoir créer les configurations, il faut y faire appel dans le produit configurable. Pour cela recherchez le produit de type "Produit configurable" précédemment créé pour le configurer.

Les Indicateurs

Différents indicateurs liés à la gestion d'articles sont diponibles. Pour y accéder depuis le composant "Article", il faut cliquer sur "impression Article".

Prix moyen / dernier prix d'achat

Cet indicateur a pour objectif de fournir un moyen de controle des prix d'achat d'un article par rapport au PMP.

Pour un article ou pour tous les articles d'une catégorie, le prix moyen pondéré actuel et le dernier prix d'achat sont affichés.

Il existe deux modes de consultation :

Autre documentation

Il existe une documentation écrite par un des membres de l'organisation, elle est situé sur son site web