Encours commerciaux
Indépendemment des modes de règlement, on peut gérer les crédits accordés aux clients, par le biais des encours.
Briêvement, un encours commercial est un crédit d'achats qu'une société accorde à son client.
Dans bien des cas, cela fait l'objet d'une garantie (bancaire, lettre de change, caution, etc...).
D'où le terme Billing Account pour les Anglo-saxons, qui bien que signifiant en Français Effet de commerce, nous met en présence des encours commerciaux.
L'un des cas d'utilisation pratique des encours est celui d'accorder un crédit d'achats à un client pour retour de marchandises afin de lui laisser la possibilité d'acheter ce qu'il veut dans notre magasin, plutôt que de procéder à un remboursement; surtout si le client ne désire pas un remplacement du produit retourné.
Dans ce sens, les encours constituent un outil efficace de gestion de la clientéle et dans le B2B, ils sont presque incontournables du fait de la nature des transactions.
L'octroi des encours commerciaux se fait de deux facons:
→Compte de facturation (partir du profil d'un acteur choisi)
→Comptabilité
→Compte de facturation
→Nouveau compte
Les champs sont trés explicites. Il suffit de les renseigner.
Après validation, il est obligatoire de donner le role "Client facturé" à l'acteur concerné.
Bien entendu, il faut définir la période de validité de l'encours, renseignant au moins le champs "De la date" du compte et du role.
Ici, il convient de faire coincider la période de validité de l'encours avec celle du ou des documents de garantie, s'il y en a.
Une fois ceci fait, l'acteur bénéficie d'un encours commercial dans la limite saisie.
Il pourra s'en servir lors de ses achats à travers Ecommerce, de même que les operateurs de saisies des commandes, choisissant le mode de paiement "Uniquement compte de facturation" et le ou les "Compte de facturation" imputable(s).
Notons qu'un acteur peut avoir plusieurs encours; c'est le cas lorsqu'il donne des garanties de sources et de natures diverses.
Ceci facilite une gestion séparée de chaque encours.
On peut aussi faire une utilisation conjointe des méthodes de paiement, Carte de Crédit, Virement etc... avec les encours, en indiquant le montant de l'encours qu'on veut utiliser pour une commande donnée.
Dès la création de la commande, le montant facturable est imputé au compte de facturation.
Les encours commerciaux (compte de facturation) sont inscrits dans l'association Commande-Facture-Paiements par la méthode de l'imputation ou application des paiements.
Chaque commande diminue l'encours disponible et chaque paiement augmente le solde de l'encours.
Le client, malgré l'encours commercial, peut payer sa commande de facon classique. Mais il n'aura pas d'autre choix s'il n'a pas ou n'a plus d'encours disponible.
