Gestion des Expéditions et Réceptions
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Les groupes d'expéditions
Au niveau de l'écran de consultation d'une commande, on peut visualiser les informations sur le moyen d'expédition.
Visualisation des groupes d'expéditions associés à la commande
Cet écran permet de consulter les différents groupes d'expéditions existants pour une commande. Chaque groupe d'expédition possède :
- une date de livraison
- le type d'expédition et la référence du transporteur
- le statut
- l'ensemble des lignes de commandes associé à ce groupe
Il est possible de créer, d'éditier et de supprimer un groupe d'expédition (seulement si le groupe n'a aucune ligne de commande associée).
Visualisation des groupes d'expéditions associés par ligne de commande
Cet écran permet de savoir à quel(s) groupe(s) d'expéditions une ligne de commande est associée. En effet, il est possible de livrer un article avec des expéditions échelonnées dans le temps.
Pour chaque ligne de commande, on peut visualiser la quantité totale commandée ainsi que la quantité pour chaque groupe d'expédition associé.
Il est possible d'éditer la quantité associée à chaque groupe d'expédition et d'ajouter la ligne de commande à un groupe d'expédition existant ou nouveau.
Expédition d'une commande de vente
Création d'une expédition
La création d'une nouvelle expédition se fait au du menu Expédition dans le module Stock. En cliquant sur Listes des commandes, on obtient la liste des groupes d'expéditions que l'on peut associer à l'expédition. Il suffit de sélectionner les groupes d'expéditions que l'on veut expédier et de cliquer sur le bouton 'Valider'. Une liste de préparation est alors créée. Celle-ci va permette d'indiquer la quantité prélévée pour chaque article inclue dans le groupe d'expédition. Il est possible d'expédier des groupes d'expéditions de plusieurs commandes dans une même expédition.
Liste de préparation - Prélèvement
Il est possible de rechercher, d'éditer ou de supprimer les listes de préparation en cliquant sur le lien Préparation.
En sélectionnant une liste de préparation, on obtient la liste des articles inclue dans l'expédition. Pour chaque ligne, il est indiqué :
- la référence de l'expédition,
- la référence de la commande,
- la date de préparation,
- la date d'expédition prévue,
- la quantité,
- le produit.
Après la validation de la liste de préparation, il n'est plus possible d'ajouter de nouvelles lignes de commandes. Il faut alors saisir la quantité prélévée pour chaque article, sélectionner les lignes que l'on veut préparer et cliquer sur le bouton Valider.
Media:expedition_liste_preparation.png
Expéditions
La recherche d'une expédition se fait au niveau du composant Stock, menu Expédition. Pour chaque expédition, il est possible :
- de consulter les informations relatives à cette expédition, comme le statut ou la réfèrence de la commande principale,
- d'éditer certaines informations,
- de consulter et modifier les lignes d'expéditions présentes dans l'expédition,
- d'ajouter de nouvelles lignes d'expéditions,
- d'imprimer le bon de livraison,
- de placer les lignes d'expéditions dans un paquet.
De nombreuses informations sont disponibles pour chaque ligne d'expédition :
- la référence de la ligne d'expédtion,
- la référence produit,
- la quantité,
- la quantité prélevée à expéditer,
- la quantité restante à prélevé,
- la quantité non disponible,
- la quantité totale commandée,
- la quantité totale expédier,
- le poids.
Au niveau du lien Commandes associées, il est possible :
- Diviser les lignes d'expéditions pour forcer l'expédition :
Si l'ensemble de la quantité à expédier n'a pas été prélevé en totalité (c'est à dire quantité à préléver égale à 0), en sélectionnant la case à cocher et en cliquant sur le bouton 'Diviser les lignes d'expéditions pour forcer l'expédition', un nouveau groupe d'expédition sera créé. Celui-ci contiendra l'article avec la quantité restant à préléver.
- Supprimer une ligne d'expéditions d'une expédition
- Ajouter des nouvelles lignes de commandes
Media:expedition_commandes_associees.png
Réception d'une commande d'achat
Il existe de modes de réception d'une commande d'achat :
- réception automatique
- réception avec validation
Pour la réception avec validation, il sera nécessaire de cliquer sur le bouton 'Valider la réceptio' au niveau de la listes des réceptions reçues pour terminer la réception.
Création d'une réception
La création d'une nouvelle réception se fait au niveau du menu Réception dans le module Stock. Il est possible de recevoir plusieurs commandes dans une même réception. Il est également possible de recevoir une commande d'achat dans plusieurs réceptions. A la création d'une réception, la référence de la commande principale est demandée.
Stock à recevoir
Pour recevoir une commande, il suffit de saisir le numéro de la commande et de cliquer sur le bouton 'Article(s) à recevoir'. On obtient alors la liste des articles présents dans cette commande d'achat. La réception d'un article se fait par groupe d'expéditions.
Pour chaque groupe d'expédition que l'on désire recevoir, il faut :
- saisir la quantité d'article reçue, celle déjà présente correspond à la quantité initiale commandée ou à la quantité restante à recevoir,
- saisir une quantité d'article refusée, il faut alors préciser la raison du rejet,
- cocher la ou les case(s) des groupes d'expédition pour indiquer la réception du groupe d'expédition.
Une fois, l'ensemble des quantitées saisies, il faut cliquer sur le bouton Réception d'article(s) sélectionné(s).
Il est possible de recevoir une quantité inférieure ou supérieure à la quantité prévue.
Media:reception_stock_a_recevoir.png
Listes des réceptions reçues
Pour consulter la listes des réceptions déjà reçues, il suffit de cliquer sur le bouton Listes des réceptions reçues.
Un récapitulatif des quentité est disponible pour chaque article :
- la quantité accépté totale
- la quantité refusée totale
- la quantité totale reçue
- la quantité commandée
- la quantité reçue non commandée (en rouge)
Les différentes réceptions succesives d'un article sont listées, on retrouve comme information :
- la ligne d'expédition
- l'emplacemt
- la référence de la ligne de stock
- la quantité reçue / quantité refusée (en rouge)
- le coût
- la date de réception
- la raison du rejet
Clore une réception
En cliquant sur le bouton 'Clore la réception', il est alors impossible de recevoir des articles pour une commande, ou d'ajouter une nouvelle commande à recevoir.
Retour de marchandises
| Travail en cours, Page en cours de rédaction par Charles |
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En dehors des cas de réception d'articles en provenance d'achat, il existe aussi un cas particulier de réception d'articles, celui du retour de la vente.
Les raisons peuvent en être: refus d'article(s), article(s) endommagé(s), erreurs de livraison, etc... mais aussi retour en fin de contrat de location selon le type de produit.
Dans le cas de retour d'articles ordinaires, nous avons à faire à une rupture ou une annulation du contrat de vente, auquel cas il convient de faire un avoir suivi d'un remboursement, d'un encours ou credit d'achat, à moins d'un remplacement des articles incriminés.
Alors que dans le cas de retour d'articles de location, nous sommes à terme du contrat de location et il convient de facturer la location ou de corriger (en plus ou en moins) toute facture ultérieurement établie.
Ces opérations de retours s'effectuent dans OfbizNeogia par le menu [Commande - Retours - Créer un nouveau retour]
Mais avant, il convient de souligner les choix de developpement suivants:
- Ventes et retours de produits ordinaires la facture est établie au moment de la livraison de la commande, les retours peuvent être partiels ou en totalité et entrainent un avoir suivi d'un remboursement, sauf dans le cas d'un remplacement.
- Ventes et retours de location la livraison de la commande n'est pas suivie d'une facture. Cette dernière est établie au moment du retour de location. Ce qui règle les problèmes liés à la facturation effectuée en début de location (date d'évènement comptable, corrections de la facture en fin de location, etc...). Entre la livraison et la facture finale, on peut encaisser des acomptes. Les retours s'effectuent, pour l'instant, uniquement en totalité, car à un article en location est associé un calendrier qui ne gère qu'un évènement pour la quantité et la durée données par commande.
- Attention lorsque sur une commande, les types d'articles, locations et articles ordinaires, sont mélangés, la location prend la priorité sur les articles ordinaires et ces derniers sont traités comme accompagnatifs des articles en location. Il convient donc de ne pas mélanger locations et articles ordinaires sur les commandes si nous ne désirons pas cet effet.
- Important on ne peut effectuer de retour que si la commande concernée a été expédiée et livrée.
Une fois l'accent mis sur ces détails, passons à la technique de création et de validation des retours.
Création du document de retour
Chemin d'accès:
→Commande
→Retours
→Créer un nouveau retour
Cet écran permet de spécifier:
- Devise (la devise dans laquelle nous effectuons le retour; la même que celle de la commande
- Date d'entée (Date d'entrée en magasin. Pour les locations date de fin de location)
- Acteur d'origine (Le client qui effectue le retour; le même que celui de la commande)
- Emplacement destination (Le magasin ou l'emplacement vers lequel on veut réceptionner les articles)
- Compte de facturation (suivant le cas, vide ou le code de l'encours commercial; au besoin un encours sera créé automatiquement)
- Accusé de réception (Y-Oui/N-Non. Oui entraine une réception automatique une fois le retour accepté. Le "Y" est recommandé.)
Après validation, le retour est créé. Son status sera "Demandé". Cochez l'adresse d'origine parmis les adresses du client, si "Aucune adresse" cochée et [Mettre à jour].
Sélection des articles retournés
- Cliquez sur [Articles retournés] dans l'entête du document de retour.
- Dans la liste "Articles retournés - Réf. de commande", en dessous du tableau, choisir la commande qui contient les articles à recevoir et cliquez sur [Load order items for return] pour "Charger les articles à retourner".
Vous remarquerez que les articles contenus dans la commande choisie seront chargés avec les quantités et prix appropriés. Il en est de même pour les taxes et tous les autres adjustements de la commande.
Remarques:
- Aucun article n'est chargé? la commande choisie ne contient pas ou ne contient plus d'article retournable.
- Quantité et prix en rouge? il s'agit d'une location; auquel cas ces champs ne sont pas éditables. La durée de location est sous-jacente pour une actualisation du calendrier et de la commande de référence.
- Un message d'erreurs au lieu du tableau des articles vous signalera que la date de retour n'est pas appropriée; date de retour inférieure à la date de départ de la location.
Par défaut la "raison" et le "type" de retour sont "fin de location" pour tous les articles si la commande de réf. contient de la location. Il en est de même pour le "port et l'emballage".
Mis à part ces cas et informations, il vous suffira de
- choisir les articles à recevoir en retour,
- ajuster les raisons et types de retour sans oublier de cocher aussi le "port et l'emballage" pour en tenir compte dans votre avoir ou facture,
- valider en cliquant sur "Return Selected Item(s)".
Vous obtenez l'écran de retour des articles avec un message de succés en haut de page. Tous les montants seront réajustés par rapport aux quantités, prix et durée par article.
En ce moment, vous pouvez encore modifier le contenu du retour. Si c'est le cas, cliquez sur "Mettre à jour".
Sélectionnez les articles à accepter et cliquez sur "Accept Return".
Vous revenez sur l'écran d'en-tête du retour.
Le statut du retour est passé à "Accepté".
A cette étape, avoir(s), facture(s), voire document de remboursement ou encours (crédit d'achat) sont créés suivant le contenu et les paramêtres de votre retour.
Réception des articles
Pour finir la réception vers l'emplacement ou le magasin choisi au début,
- Cliquez sur "Réception Articles Retournés" pour passer à l'écran "Création réception de stocks".
- Les champs "Type de recu" et "Réf. du retour" sont a fortiori bien renseignés. Il vous suffira de saisir tout commentaire utile et cliquer sur "Créer".
Vous assistez en ce moment à la création automatique d'une liste de transferts associés à la réception du retour précédemment accepté.
Transferts associés à une liste de transfert
Sur l'écran de réception de stock, vous constaterez que le champs "numéro du retour" contient le numéro de votre retour. Si c'est pas le cas, renseignez le et cliquez sur "Articles à recevoir".
Dans le tableau "Reception Retour #...." vous verrez apparaitre les articles dont vous aviez acceptés le retour.
Ici vous pouvez modifier
- les "Emplacement"s de réception par article,
- les quantités, je ne pense pas,
- tout sélectionner,
- cliquez sur "Réception d'article(s) sélectionné(s)" pour finir.
Pour concluire et pour votre information, la partie "Retour de marchandises" est en cours d'intégration avec le module NFacility de Neogia et le retour de marchandises en location est une extension en cours de developpement.
N'hésitez donc pas à poster vos questions, commentaires et suggestions sur la MailingList de Neogia.
Vos patchs sont bien entendu les bienvenus. ;-)
