Documentation module commande
Saisie des commandes
Pour créer une commande de vente ou d'achat, il faut suivre le chemin suivant :
> Commande > Création
Il est aussi possible de créer rapidement une commande d'achat, en utilisant la fonction QuickOA. Pour y accéder il faut suivre le chemin :
> Commande > Quick OA
Saisie d'une commande de vente
Initialisation de la commande de vente
Dans la partie "Commande de vente", il faut choisir le centre de profit et le centre de vente. La saisie des champs client commandeur et client livré n'est pas obligatoire.
Cliquer sur le lien Continuer.
Ajouter un article à une commande
Il faut renseigner les champs de la ligne de commande :
- la référence de l'article
- la quantité
- la date de livraison souhaitée
- un commentaire (facultatif)
Cliquer ensuite sur le bouton Ajouter à la commande.
Au niveau de ligne des commandes, on retrouve pour chaque article ajouté :
- la référence de l'article
- l'intitulé
- une description
- la date de livraison souhaitée
- des informations relatives au stock
- la quantité
- le prix unitaire
- les éventuels ajustements
- le total article
- le total du panier
Il est possible de modifier la quantité, il faudra ensuite cliquer sur le lien Recalcul de la commande pour que les modifications soient prises en compte. Une fois que l'ensemble des articles a été ajouté à la commande, il faut cliquer sur le lien Finaliser la commande.
Gestion des unités de facturation
Le but est de pouvoir facturer une commande de vente en utilisant une unité de facturation (UF) différente de l'unité de gestion du produit.
Principe
Pour un article, le prix défini selon l'UF de la fiche article est retrouvé.
Le coefficient de conversion est ensuite calculé.
Configuration
L'ensemble du paramétrage se fait au niveau de la fiche article.
Dans un premier temps, il convient de définir un ratio de conversion ou « quantité incluse » : Pour ce faire, dans l'onglet « Article » remplir le champ « quantité incluse » et le champ « Réf pour l'unité de quantité » qui indique l'unité dans laquelle la quantité incluse est exprimée :
Par exemple :
quantité incluse = 1,2 Réf pour l'unité de quantité = Litre
On peut ainsi traduire ce paramétrage par : une unité de cet article équivaut à 1,2 Litre
Le second point à configurer est le prix de vente de l'article en fonction de l'unité de facturation. Dans l'onglet prix, ajoutez un nouveau prix en lui affectant une unité de mesure.
Par exemple :
type de prix = Prix par défaut purpose = Achat/Initial Price = 45 termUomId = Litre
Une fois ce paramétrage défini, vous pouvez saisir les commandes de vente dans une unité de facturation différente de celle de la fiche article.
Prise de commande
La gestion des unités de facturation est actuellement disponible uniquement via l'interface de vente « agro simple ».
Dans la zone de saisie, indiquer la quantité de produit souhaité. Une fois la quantité saisie, la quantité correspondante dans l'unité de facturation est automatiquement calculée. Vous pouvez également directement renseigner la quantité en unité de facturation. Pour cela, il est nécessaire d'indiquer l'unité à l'aide du lookup situé à droite de la zone de saisie des quantités.
Par exemple :
cas d'une quantité de vente exprimée en unité de facturation égale à l'unité de gestion de la fiche article
quantité = 5 => UF = 6, Prix Net HT = 45 /L
cas d'une quantité de vente exprimée en unité de facturation égale à l'unité définie par la quantité incluse.
quantité = 5 => UF = 5, Prix Net HT = 45 /L
Limitations actuelles
- Il n'est pas possible de gérer en même temps une unité de facturation standard (prix sans unité) et une unité de facturation paramétrée (prix avec unité de mesure)
- Les quantités des mouvements planifiés qui en découlent sont exprimées selon l'unité de de facturation et ne sont pas rapportées à l'unité de gestion de la fiche article.
- Seul le processus de vente propose un tel mécanisme.
Renseignements sur la livraison
Il faut sélectionner une adresse de livraison. Une adresse existante peut être mise à jour en cliquant sur le bouton Mettre à jour. Il est possible de créer une nouvelle adresse d'expédition en cliquant sur le bouton Nouveau.
Cliquer sur le lien Continuer.
Renseignements des options de commandes
Il faut sélectionner le type de transports. Il est également possible de saisir diverses options de commande.
Cliquer sur le lien Continuer.
Renseignements sur le paiement
Il faut sélectionner le mode de règlement :
- Paiement en différé
- Carte de crédit
- Compte EFT
En cochant Exonération de la TVA, la TVA ne sera pas calculée et ajoutée pour la commande.
Cliquer sur le lien Continuer.
Suppléments d'informations sur l'acteur
Il est possible d'associer un type d'acteurs à associer, une personne ou un groupe.
Cliquer sur le lien Continuer.
Vérification de la commande
Cet écran permet de vérifier les informations saisies ; il est toutefois possible de les modifier en cliquant sur un des liens.
Cliquer sur le lien Création de la commande.
Confirmation de la commande
Une fois la commande créée, on obtient une confirmation de la commande.
Il est possible de consulter l'ensemble des informations de cette commande en cliquant sur le lien #numéro de la commande.
Saisie d'une commande d'achat
Initialisation de la commande d'achat
Dans la partie "Commande d'achat", il faut choisir le centre de profit, l'acteur facturé, le fournisseur et la référence Utilisateur de connexion (par défaut celui de la personne connectée).
Cliquer sur le lien Continuer.
Initialisation de la commande d'achat
Il est possible de sélectionner :
- un accord, si une condition commerciale existe pour ce client
- une devise
Cliquer sur le bouton Sélectionner un(e).
Ajouter un article à la commande
L'ajout d'un article se fait de façon identique, que l'on ait sélectionné un accord ou une devise.
Il faut renseigner les champs de la ligne de commande :
- la référence de l'article
- la quantité
- la date de livraison souhaitée
- un commentaire (facultatif)
Cliquer ensuite sur le bouton Ajouter à la commande.
Au niveau des lignes de commandes, on retrouve pour chaque article ajouté :
- la référence de l'article
- l'intitulé
- une description
- la date de livraison souhaitée
- des informations relatives au stock
- la quantité
- le prix unitaire
- les éventuels ajustements
- le total article
- le total du panier
Il est possible de modifier la quantité, il faudrat ensuite cliquer sur le lien Recalcul de la commande pour que les modifications soient prises en compte. Une fois que l'ensemble des articles a été ajouté à la commande, il faut cliquer sur le lien Finaliser la commande.
Unité de commande
La saisie de commande peut être réalisée en utilisant l'unité de stockage ou des unités du même type (KG, g, mg, T) mais également selon une autre unité pour laquelle un coefficient de conversion aura été déterminé. Le produit doit donc être au préalable configuré.
- Dans la zone « Unité de Mesure » choisir l'unité associée à la ligne de commande. Les unités qui s'affichent dans la vue sont celles disponibles pour l'article.
- Une fois l'unité précisée, continuer le flux classique d'une saisie de commande.
Par défaut et si aucune unité n'est précisée, l'unité de stockage sera utilisée.
Remarque : les événements planifiés créés sont systématiquement exprimés selon l'unité de stockage du produit et non selon l'unité de commande.
Condition de règlement
Il est possible d'ajouter une condition de paiement, il faut alors choisir :
- le type
- la valeur
- le nombre de jours d'échéance
Cliquer ensuite sur le bouton Ajouter pour enregistrer la condition de paiement.
Sinon cliquer sur le lien Continuer
Renseignements sur la livraison
Il faut sélectionner une adresse d'expédition ; il est également possible de préciser une référence de stock. La commande peut également être expédiée à un autre acteur, il faut alors préciser la référence de celui-ci.
Cliquer ensuite sur le lien Continuer.
Renseignements des options de commandes
Il est possible de choisir diverses options pour cette commande comme, par exemple, choisir d'expédier la commande en totalité ou partiellement.
Cliquer ensuite sur le lien Continuer.
Suppléments d'informations sur l'acteur
Il est possible d'associer un type d'acteurs à associer, une personne ou un groupe.
Cliquer sur le lien Continuer.
Vérification de la commande
Cet écran permet de vérifier les informations saisies ; il est toutefois possible de les modifier en cliquant sur un des liens.
Cliquer sur le lien Création de la commande.
Confirmation de la commande
Limite de crédit pour l'approbation
Il est possible de définir au niveau de chaque acteur, la limite de crédit pour l'approbation de commande. Il existe une "properties" pour définir la limite par défaut.
Par défaut la valeur est -1 ce qui indique que tous les montants peuvent être approuvés par tous les acteurs.
Si vous souhaitez interdire l'approbation à tous les acteurs quelque soit le montant et indiquer un montant différent pour certain acteur, mettez la valeur par défaut à 0. Allez ensuite dans la fiche acteur des personnes dont vous souhaitez autoriser l'approbation. Cliquez sur "Détails" puis dans le cadre "Limite approbation commande d'achat" renseignez le champs "Montant limite" avec le montant limite pour l'approbation. Si vous souhaitez qu'un acteur puisse approuver tous les montants ajouter alors -1 dans ce champs. Valider la saisie en cliquant sur "Mettre a jour".
Une fois la commande créée, on obtient une confirmation de la commande.
Il est possible de consulter l'ensemble des informations de cette commande en cliquant sur le lien #numéro de la commande.
Saisie d'une QuickOA
Saisie rapide d'une commande d'achat
Pour créer une commande rapide, il faut choisir :
- soit un fournisseur
- soit un produit
Cliquer ensuite sur le bouton Valider
Ajout rapide de lignes de commande
S'il s'agit d'une quickOA en fonction du fournisseur, les articles disponibles pour la commande ne seront que ceux vendus par le fournisseur choisi.
Il faut saisir la quantité et la date de livraison souhaitées.
Cliquer ensuite sur le bouton Ajouter à la commande.
Au niveau des ligne de commandes, on retrouve pour chaque article ajouté :
- la référence de l'article
- l'intitulé
- une description
- la date de livraison souhaitée
- des informations relatives au stock
- la quantité
- le prix unitaire
- les éventuels ajustements
- le total article
- le total du panier
Il est possible de modifier la quantité, il faudra ensuite cliquer sur le lien Recalcul de la commande pour que les modifications soient prises en compte. Une fois que l'ensemble des articles a été ajouté à la commande, il faut cliquer sur le lien Finaliser la commande.
Vérification de la commande
Les différentes étapes présentes dans la saisie d'une commande d'achat classique ne sont pas nécessaires lors d'une quickOA. Après vérification des informations relatives à la commande, cliquer sur le lien Création de la commande.
Confirmation de la commande
Une fois la commande créée, on obtient une confirmation de la commande.
Il est possible de consulter l'ensemble des informations de cette commande en cliquant sur le lien #numéro de la commande.
Recherche d'une commande
Pour rechercher une commande, il faut suivre le chemin suivant :
? Commande
? Recherche de commande(s)
Recherche simple
Il est possible d'affiner la recherche d'une commande en précisant :
- la date de la commande
- la date d'entrée
- le total général
Cliquer sur le bouton "Rechercher" pour obtenir le résultat de la recherche.
Recherche avancée
Cette fonction est disponible en cliquant sur le bouton "Recherche avancée". Elle permet d'effectuer une recherche sur un grand nombre de critères :
- la référence de commande
- le code externe
- la référence Client
- le code interne
- la référence de l'article
- le rôle de l'acteur
- la référence de l'acteur
- la référence Utilisateur de connexion
- le type d'ordre
- les comptes de facturation
- le canal de vente
- le centre de profit
- le site Web
- le statut
...
Résultat de la recherche
Les commandes trouvées sont repertoriées dans un tableau. Quelques informations relatives à la commande sont précisées :
- la référence de la commande
- la date de la commande
- le sous-total restant
- le total général
- le statut
- la devise
En cliquant sur le numéro de la référence de la commande, on peut accéder au détails de la commande.
Edition d'une commande
Au niveau de la consultation d'une commande, en cliquant sur le lien Edition de la ligne de commande, il est possible :
- de modifier une ligne de commande (quantité, ...)
- d'annuler un article
- d'ajouter d'un nouvel article
Modification d'une ligne de commande
Un champ "Nouvelle quantité" permet de saisir la nouvelle quantité désirée, celle-ci peut aussi bien être inférieure ou supérieure à la quantité initiale. Il faut ensuite cliquer sur le bouton "Mise à jour des lignes" pour que la modification soit prise en compte.
Annuler un article
Pour supprimer un article d'une commande, il suffit de cliquer sur le bouton "Annuler" situé au niveau de la ligne de commande que l'on veut supprimer.
Ajout d'un article à une commande
L'ajout d'un nouvel article se fait au niveau du formulaire "Ajouter à la commande". Il faut renseigner les champs suivants :
- la référence de l'article
- la quantité
- la date de livraison souhaitée
Il faut ensuite cliquer sur le bouton "Ajouter à la commande".
Associer plusieurs expéditions à une commande
Associer plusieurs réceptions à une commande
Gestion des besoins d'achat et opportunités
Le processus de gestion des besoins suit le flux suivant :
Les besoins d'achat générés par les différents modes de ré-approvisionnement qui sont au statut créé sont soit approuvé soit refusé. Ceux qui ont le statut approuvé peuvent alors être transformés en commande et passé au statut commandé une fois celle-ci créée.
Chaque génération de besoins déclenche une mise à jour de l'évolution du stock.
approbation/refus des besoins
Les besoins générés par les différents modes de réapprovisionnent sont tous au statut "créé". Il convient ensuite des les approuver ou de les rejetés. Cette opération est manuelle et ce fait depuis le module "commande", "Besoins", "Approbation des propositions".
Cet écran propose sous forme tabulaire une liste de besoins au statut créé. Chaque ligne comporte les champs :
- Réf. du besoin : référence du besoin
- Type de besoin : l'opération de réapprovisionnent qui a déclenché le besoin
- Réf. du stock
- Réf. de l'article
- Date estimée de la commande : date pour laquelle la commande doit être passée afin d'obtenir le produit pour la date de consommation. Ce champs tient compte du délai de réapprovisionnent
- Date de début du besoin : date a laquelle l'article vas être utilisé
- Date de fin du besoin
- Quantité : quantité de produit
- Lien vers les fournisseurs : lien vers l'onglet fournisseur de la fiche produit. Ce lien permet de retrouver rapidement un fournisseur afin de créer une commande a partir de ce besoin.
- Lien vers l'article : lien vers la fiche article
Pour chaque ligne une case a cocher permet de la sélectionner. Il faut ensuite cliquer sur "approbation des propositions" afin de les passer au statut approuvées ou de cliquer sur "Rejet des besoins" afin de les refuser.
Seul les besoins dont le statut est approuvé pourrons être transformé en commande d'achat.
Impression de la liste des besoins
La liste des besoins est accessible depuis le module "commande", "Besoins", "Imprimer les besoins". Ajouter les critères de recherche, sélectionner le type de sortie voulue (PDF ou tableur) et cliquer sur imprimer afin de réaliser l'impression.
Le document généré reprend l'ensemble des champs visualisable depuis l'interface approbation des besoins.
transformation des besoins en commandes d'achat
Tableaux de bord et Report
La solution Neogia propose une palette d'indicateurs et de statistiques pour les commandes d'achat et de vente par défaut qu'il est possible d'étendre selon les besoins de chaque entreprise.
CA fournisseur
Cet indicateur a pour objectif de fournir le chiffre d'affaire réalisé sur une période pour les commandes d'achat.
Il peut etre consulter a partir du module "commande", puis en affichant "tableaux de bord" et "CA. fournisseurs"
Cet indicateur peu etre affiné selon les critères suivant :
- Fournisseur
- Catégorie de produit
Il existe deux modes de consultation :
- Écran : Il permet de visualiser directement à l'écran le chiffre d'affaire
- Sortie tableur : Il permet d'avoir sous forme tableur l'ensemble des lignes constituant le CA.
Mode de calcul : Recherche de l'ensemble des mouvements de stocks réalisé sur la période et correspondant aux critères. Pour chaque mouvement la quantité et le prix unitaire est récupérer afin de calculer le montant de chaque ligne. La sommes des montants est additionnée afin d'obtenir le CA.
Etats liés aux réceptions de commandes d'achat
Deux états sur les réceptions sont disponibles en standard.
- Ecart entre reçu / commandé
- Réceptions en retard
Exemple de workflow approbation de commande d'achat
Cette exemple est décrit dans la diapo Exemple de Workflow simple : approbation de commande d'Achat.
Un test fonctionel (selenium) test ce processus, il doit donc toujours être opérationnel sur l'environement de démonstration. Voici schématiquement ce qui le démontre :
- Dans la gestion des commande
- Liste des taches de commande
- Vérification qu'il n'y a pas de commande en attente d'approbation
- Vérification qu'il n'y a pas de commande en attente de poursuite de procédure
- Saisir une commande d'achat (INIT10052, CD3617 )
- Liste des taches de commande
- Vérification qu'il y a une commande en attente d'approbation
- Stockage du numéro de Commande
- Recherche puis affichage commande ${orderId}
- Approbation de la commande
- Liste des taches de commande
- Vérification qu'il n'y a pas de commande en attente d'approbation
- Saisir une commande d'achat
- L'approuver
- Liste des taches de commande
- Vérification qu'il n'y a pas de commande en attente d'approbation
- Saisir une commande d'achat
- Modifier l'acteur INIT10010 (beric, neogia)
- Se connecter en beric (par defaut il n'a pas le role approver)
- Liste des taches de commande
- Vérification qu'il n'y pas de commande en attente d'approbation
- Ajout du role approver
- Liste des taches de commande
- Vérification que la commande en attente d'approbation apparait
- la valider
- Vérification qu'il n'y a plus de tache en attente
- Se re-connecter en admin
- Liste des taches de commande
- Vérification qu'il n'y a pas de commande en attente d'approbation
- Vérification qu'il y a une commande en attente de poursuite de procédure
- Valider
- Message de réussite
- Vérification qu'il n'y a pas de commande en attente de poursuite de procédure
