Comptabilité Documentation Utilisateur
Ce module permet de mettre en place une application de gestion des comptes comptables respectant les normes françaises actuelles pour les entreprises, associations ou tous autres organismes gérant une comptabilité à double entrée.
La comptabilité de Neogia couvre de nombreux besoins, des plus basiques comme la saisie d'écritures générales, analytiques et tiers, le lettrage, la facturation et le paiement, aux plus complexes comme l'aide à la saisie, l'intégration comptable, la répartition analytique multi-compte et mutli-hiérarchie ou l'importation d'écriture.
Afin de permettre une utilisation correspondant aux besoins de la structure déployant Neogia pour sa comptabilité, une compréhension globale du module est nécessaire. Cette documentation est donc constituée de nombreuses pages décrivant chacune un des sujets suivants :
- Paramètres principaux
- Questionnaire de démarrage
- Autres paramètres
- Saisie d'écriture comptable
- Lister les écritures comptable
- Encours commerciaux
- Gestion des immobilisations
- Clôture d'exercice
Contents |
Configuration préliminaire
Introduction
Cette documentation a pour objectif de mettre en place une comptabilité Neogia simple et de décrire une utilisation pour une saisie au quotidien.
Avant le commencement de toute saisie dans Neogia, il est nécessaire d'opérer les configurations suivantes :
- Configuration des comptes comptables
- Configuration des périodes comptables
- Configuration des journaux comptables
Ces trois éléments permettent de déterminer les modalités des écritures ainsi que leurs périodicités. Cette saisie s'effectue essentiellement à l'aide du menu Configuration qui regroupe le paramétrage de ces trois éléments. Une fois ces opérations effectuées, vous pourrez commencer la saisie de votre comptabilité.
Configuration du plan comptables
Les comptes dans Neogia
Le plan comptable est une partie maîtresse de tout logiciel de comptabilité. Dans Neogia, chaque compte du plan comptable doit être défini afin d'obtenir une hiérarchie de compte cohérente.
On distingue plusieurs types de compte :
- Compte comptable centralisateur : correspond aux comptes comptables d'une hiérarchie ne pouvant pas être utilisés pour la saisie. Ce sont généralement les comptes intermédiaires Ex : le compte 6 ou 401.
- Compte comptable de saisie : correspond aux feuilles d'une hiérarchie de comptes comptable. La saisie des montants est effectuée sur ces comptes. Ex : le compte 601000 ou 129000.
- Compte comptable tiers : correspond aux feuilles d'une hiérarchie de comptes comptables associés à des acteurs lors de leur saisie. Ex : le compte 401000 ou 411000.
- Compte analytique centralisateur : correspond à une hiérarchie d'axe analytique ne pouvant pas être utilisé pour la saisie. Ce sont généralement les comptes intermédiaires.
- Compte analytique de saisie : correspond aux feuilles d'une hiérarchie d'axe analytique. La répartition analytique des montants est effectuée sur ces comptes.
Les comptes sont organisés en hiérarchie. Cette dernière est valide si tous les comptes de saisie (compte feuille) sont TOUS à la même profondeur dans la hiérarchie.
Ex : Hiérarchie valide de niveau 3 Hiérarchie non valide de niveau 3
6 6
|-60 |-60
|-601 |-601
| |-601000 | |-601000
|-602 |-602
|-602000 | |-602000
|-600001
Importation de Comptes
Il est possible d'importer un plan comptable à partir d'un fichier XML. Après l'importation il est nécessaire de lancer le service storeAllNGlAccountTreePath.
Création des comptes
La création d'un compte s'effectue en deux étapes au niveau de l'écran : Comptabilité -> Configuration -> Édition d'un compte.
Première étape
Elle consiste à renseigner les informations du compte à créer.
Information importante
- Concerne le type de compte, généralement Comptable. Suivant la configuration, les différents axes analytiques apparaissent.
- Identifiant du compte, numéro de classe pour les comptes comptables
- Classe du compte. Le choix disponible est Actif, Passif, Charges, Résultat et Analytique
- Description du compte
Information optionnel (pour une gestion avancée)
- Date de début de validité du compte
- Date de fin de validité du compte
- Groupe auquel doit appartenir le comptable pour saisir sur le compte
Deuxième étape
Une fois le compte créé, il doit être mis en relation avec les autres éléments de Neogia.
- Associer le compte avec un rôle. Pour les comptes tiers et uniquement eux, l'association à un rôle permet de fixer le compte comme tiers, et lors de la saisie d'un montant sur le compte, vérifie bien que l'acteur associé appartient au rôle associé. Ex : pour le compte 401000, on associera le rôle "Fournisseur émetteur de facture". Cliquez sur “Mettre à jour” si vous modifiez ce champ.
- Associer le compte à un autre compte. Dans cet exemple, nous associons le compte 601000 à son père 601. Cliquez sur “Mettre à jour” si vous modifiez ce champ. Le bouton "Sélection" sert pour visualiser le compte père du compte et le bouton "Navigateur de compte" permet de visualiser le compte directement dans le navigateur de compte.
Validation du plan comptable
Une fois votre plan comptable saisi, vous pouvez vérifier sa validité au niveau de l'équilibre de l'arbre hiérarchique des comptes. Tout ceci se passe dans l'écran Comptabilité -> Procédure
- Bouton de recalcul du niveau de chaque compte dans leur hiérarchie comptable
- Bouton d'activation pour la validation du plan comptable ainsi que de tous les axes analytiques
- Bouton d'activation pour la validation du plan comptable ou d'un axe analytique
En cas d'erreur, Neogia vous renverra un écran comme suit :
- Activation de la validation du plan comptable
- Les comptes listés sont trop hauts dans la hiérarchie, il manque soit un ou des comptes pères intermédiaires pour le compte, soit un ou des comptes fils.
- Les comptes listés sont trop bas dans la hiérarchie, il y a soit un ou des comptes pères intermédiaires en trop pour le compte, soit votre hiérarchie générale n'est pas assez profonde.
Configuration des périodes comptables
Les périodes dans Neogia
Les périodes correspondent à un élément définissant un intervalle temps. Elles sont organisées par type et par hiérarchie permettant d'obtenir un découpage de la comptabilité suivant les besoins de la structure. En règle générale, une comptabilité se gère sur un type de période (période comptable) avec les mois comme découpage, comme suit :
EX : Exercice 2007
|-janvier 2007
|-février 2007
|-mars 2007
|-avril 2007
|-mai 2007
|-juin 2007
|-juillet 2007
|-août 2007
|-septembre 2007
|-octobre 2007
|-novembre 2007
|-décembre 2007
Pour de petite structure, la période Exercice 2007' peut amplement suffir ou à l'inverse, un découpage par quinzaine peut s'avérer nécessaire. Il est possible de créer d'autres types de période que comptable, notamment des périodes fiscales ou de reporting aux besoins.
Il est important de bien définir quel détail de période comptable est à utiliser car ce choix va déterminer la méthode de saisie pour les transactions. Au minimum, vous aurez un nombre de transaction égal au nombre de périodes filles choisies pour le détail.
Ex : pour notre exemple précédant, nous aurons une transaction par mois.
Création des périodes
Première étape
La création d'une période s'effectue en deux étapes à travers l'écran : Comptabilité -> Configuration -> Édition d'une période.
- Concerne le type de période, généralement comptable
- Identifiant unique de la période Ex : pour Mars 2007 on indiquera -> 2007-03
- Description de la période Ex : Mars 2007
- Indique la date de début de la période Ex : 01/03/07
- Indique la date de fin de la période Ex : 31/03/07
Deuxième étape
Une fois la période créée, si elle dépend d'une autre période, elle doit y être rattachée. Lorsque vous créez une période comptable, il est nécessaire d'en créer une qui recouvre toute la période (ex : “Exercice 2007” pour une année comptable de janvier à décembre 2007), et de lui associer chaque période de cet intervalle, comme suit :
- Sélection de la période mère à associer.
- Bouton pour clôturer temporairement la saisie sur cette période (avant clôture définitive)
Création rapide de période
Neogia possède une fonction de création rapide d'une période pour un exercice comptable avec un détail par mois. Il suffit de créer la période correspondant à l'exercice donc une période portant sur une année (ou plus) puis d'aller sur l'écran Comptabilité -> Procédure
- Sélectionner la période portant sur l'exercice comptable puis valider. Neogia créera automatiquement les périodes correspondant aux mois de l'exercice et fera les associations nécessaires.
Configuration des journaux comptables
Les journaux dans Neogia
Les journaux comptables sont tout à fait classiques d'une comptabilité. Ce sont les journaux dans lesquels sont répertoriés toutes les écritures comptables (ex : Le journal d'achat qui regroupe tous les achats effectués).
Un préfixe est associé à un journal afin d'authentifier rapidement l'appartenance d'une écriture.
Ex :
AC pour le journal des achats
les écritures seront notées AC11, AC12, AC13, etc ...
BQ pour le journal de banque
les écritures seront notées BQ11, BQ12, BQ13, etc ...
Création d'un journal
La création d'un journal s'effectue à travers l'écran : Comptabilité -> Configuration -> Édition d'une période.
- Identifiant du journal dans Neogia. Doit être unique
- Description du journal
- Préfixe utilisé pour les écritures saisies sur ce journal
- Ecran de gestion, laisser la valeur par défaut qui est le générique, pour plus ample information cf gestion avancée.
